パワーポイント資料の目次を作るとき、項目をタイピングしているとかなり面倒！
もっと楽につくる方法はないのか？ とイライラしたことはありませんか？
大丈夫！パワーポイントの目次は、手入力しなくても簡単に作れますよ！！
この記事では目次を簡単に作る方法と、
面倒な場合の対応法の２本立てで解説していきます。
目次を簡単に作る方法とはズバリ
です！
その後、テキストを編集してページ番号を振れば、目次が完成。
あっという間に作業が終わります。
さっそく、ご自分の作った資料を「アウトライン表示」に切り替えてみてください。
アウトライン表示すると、画面左側にテキストツリーのようなスペースが現れます。
切り替えはメニューから選ぶか、ショートカットキーで行います。
※無料のPowerPoint Online（パワーポイントオンライン）をお使いの方は、残念ながらアウトライン機能自体がありません。
アウトライン表示したとき、"□"マークの右横を見てください。
タイトルや見出しのテキストが表示されていますか？
ひょっとしたら、表示がない場合もあるかもしれません。
この違いは、以下の理由によるものです。
テキストがある場合＝「プレースホルダー」にテキスト入力している
テキストがない場合＝自分で作ったテキストボックスにテキスト入力している
プレースホルダーとは、聞き慣れない言葉かもしれませんが、
新規でスライドを作ったときにデフォルトで配置されている文字ボックスのことです。
枠内に大きく「タイトルを入力」や「テキストを入力」という表示があるアレです。
パワーポイントの主要なテキスト作成は、このプレースホルダーに入力することが前提になっていて、アウトライン機能と紐づいています。
アウトラインは、パワーポイント資料内のテキストを一覧でき、直接執筆・編集できるテキストエディターのような機能です。
アウトライン機能をメインに資料を使っている人は少ないかもしれませんが、より快適にパワーポイントを使いこなすために、慣れておくといいと思います。
さて、新規スライドを作る際、プレースホルダーを消去して、自分でテキストボックスを用意する人がいます。
プレースホルダーは文字の自動調節機能があって、文字が勝手に大きくなったり、小さくなったりして時にわずらわしいので、消去したくなる気持ちもわかります。
こういった人はスライドマスター機能もあまり使わず、スライドを複製して使い回す傾向があるので、プレースホルダーが一つもない資料ができあがりがちです。
しかし、テキストボックスに入力してしまうと、文字がアウトラインに反映されないため、アウトライン機能を活用できず、コピー・ペーストで目次を作ることもできません。
したがって目次作成の際には、テキストをタイプするか、各スライドからページタイトルをコピー・ペーストして作ることになってしまいます。
なので、今後の資料を更新したり、使い回すことを考えると、タイトルだけでもプレースホルダー化しておいたほうがいいでしょう。
その方法は記事後半でお伝えします。
テキストがアウトラインに表示されているなら、目次用テキストを抽出して、簡単に目次を作ることができます。
その場合の目次の作り方を説明しましょう。
目次テキストを流し込むためのスライドを用意しましょう。
あらかじめ目次用にデザインしたスライドがあれば使ってください。
ないようでしたら新規で用意します。
新規で作る場合は、「新しいスライド」下のプルダウンメニューから、「タイトルとコンテンツ」のスライドを選んでください。
次に「表示」タブを押し、「アウトライン表示」を選びます。すると左にアウトラインが表示されます。
ショートカットで表示する場合は、
Windows：「Shift」＋「Ctrl」＋「Tab」
Mac：「command」＋「４」です。
デフォルト表示では、タイトル以外のテキストも表示されています。
アウトライン枠内を右クリックして「折りたたむ」を選択すれば、タイトルだけの表示になります。
目次用のスライドにアウトライン上で「目次」というタイトルをつけました。
シフトキーを使って、目次より下のタイトルをすべて選択後、コピーします。
そのままペーストすると、文字の配色などの書式も貼り付けられてしまうので、右クリックして、貼り付けオプション内の「テキストのみ保持」を選んで貼り付けましょう。
文頭に箇条書きの「・」がつくのが嫌ならば、貼り付ける前に消去しておきます。
テキストの不必要な部分を削除しつつ、２段組にしてみました。
プレースホルダーは、文字の自動調節機能があるので、枠内を埋めるように文字の大きさが調整されます。
ページ番号をふって、タイトルの背景に帯をしきました。
簡素なものですが、５分ほどで目次が完成しました。
目次の項目をクリックしたときに、該当ページへジャンプできるようにするため、ハイパーリンクを設定しておくと便利です。
メニューの「挿入」から「リンク」→「リンクの挿入」を選びます。
ショートカットなら
Windows：「Ctrl」＋「Ｋ」
Mac：「command」＋「Ｋ」
です。
目次にハイパーリンクが設定されると、Windowsの場合は「Ctrl」＋クリック、Macはクリックで、指定のページへジャンプできるようになります。
アウトラインが空白になっている場合は、テキストをタイプするか、各スライドからタイトルをコピー・ペーストして、目次を作っていかないといけません。
現在、テキストが記入されているテキストボックスをプレースホルダーに変換できる機能があればいいのですが、残念ながらそういった機能はありません。
でももし今後、現在制作中のファイルを他の資料制作に使いまわしたいとお考えなら、これを機にプレースホルダーを挿入して、目次だけでも編集できるようにしておくのも一つの手です。
アウトラインが使えるようにしておけば、目次作成作業が快適になるからです。
スライド数が多いと、かなり手間がかかるので、時間があるときに着手しましょう。
タイトル以外に、見出しや他のテキストにまで手を伸ばすと大変です。
この場合は、新規スライドから作り直したほうが手っ取り早いかもしれません。
画像のように個別のテキストボックスを使って作られた２列のタイトルをプレースホルダーにしてみましょう。
ややこしいので画像多めで解説します。
１列目のテキストボックス内の文字（「機能紹介」）をドラッグで選択し、カットします。
テキストボックスごとではなく、中の文字データのみです。
空になったテキストボックスが透明になって残るので、消去しておきましょう。
アウトラインの中の該当ページ（７番）にカーソルをあわせてペーストすると、スライド内にプレースホルダーに収まったテキストが挿入されます。
プレースホルダーはそのままだと大きく邪魔なので、小さくして作業しやすい場所へ移動させましょう。
続いて２列目の文字データを選択してカットします。
ここでも、空になったテキストボックスは消去しておきます。
今度は、スライドの方に貼り付けます。
「機能紹介」の下に、クリックで２列目を作りテキストを挿入します。
そのまま貼り付けてしまうと、書式を無視した大きな黒い文字が入ってしまいますので、
「元の形式を保持」を選んで貼り付けます。
すると、大きさも色も同じデザインのテキストが貼り付けられます。
プレースホルダーごとの枠を元のタイトルがあった位置まで移動させれば完成です。
この作業を繰り返し、アウトラインにすべてのタイトルを埋められたら、コピー・ペーストして目次が作れます！
目次の簡単な作り方をご説明しましたが、お役に立ちましたでしょうか？
以上のようにあらかじめプレースホルダーにテキストを書いていれば、アウトライン機能の恩恵が受けられ、目次作成がスムーズに行えます。
パワーポイント資料をつくる際には、なるべくプレースホルダーを活用すること。
少なくとも、タイトル、サブタイトルはプレースホルダーに書くように心がけましょう。
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